Family Services Windsor-Essex reconnaît que la rétroaction des clients et des personnes qui utilisent les services et soutiens de l’organisme constitue un moyen essentiel d’évaluer l’organisation, ses programmes, ses services et son personnel. Nous accueillons favorablement les commentaires et nous nous engageons à résoudre toute préoccupation liée aux services afin de garantir aux personnes le plus haut niveau de réponse de la part de l’organisme.
Procédure
Si une plainte est formulée concernant les services reçus à Family Services Windsor-Essex, la procédure suivante doit être suivie.
Les plaintes peuvent être déposées par les personnes qui reçoivent directement des services et/ou par une personne agissant en leur nom, ou encore par un membre du public.
Le fait de déposer une plainte n’entraîne aucun risque de répercussions négatives sur les services et soutiens reçus par le client, ni leur retrait.
Il n’y a aucune limite de temps pour déposer une plainte. Les plaintes peuvent être transmises de diverses façons, notamment, sans s’y limiter :
- Verbalement, en personne ou par téléphone
- Par écrit, par voie électronique ou par courrier
- Par l’entremise d’un tiers autorisé agissant au nom du client
Toutes les plaintes seront consignées par écrit et suivies par l’agent(e) de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée. Un rapport annuel sur les plaintes sera présenté au Conseil d’administration. Ce rapport comprendra un examen et une analyse des plaintes reçues afin d’évaluer l’efficacité des politiques existantes et de déterminer si des révisions sont nécessaires.
À tout moment, si une plainte est susceptible d’entraîner un risque organisationnel — notamment une atteinte à la réputation de l’organisme, une allégation d’activité criminelle ou illégale, une perte de financement et/ou un préjudice causé à un client par l’organisme — la direction générale en avisera immédiatement la présidence du Conseil d’administration.
Le Conseil d’administration sera ensuite informé de la plainte par téléphone ou par courriel, à la discrétion de la présidence. La présidence et la direction générale effectueront cette communication auprès des membres du Conseil. La présidence déterminera si une réunion du Conseil est nécessaire afin d’examiner la plainte.
Dernière mise à jour : 1er janvier 2026